خودآموز مدیریت پروژه‌های کوچک – هدف‌گذاری و چرخه اجرایی پروژه

در درس اول خودآموز مدیریت پروژه‌های کوچک با اینکه برای شروع پروژه چه‌کار باید کرد و در درس دوم با مهارت‌های یک مدیر پروژه آشنا شدید، امروز در درس سوم با هدف‌گذاری و چرخه اجرایی پروژه آشنا خواهید شد.

قبل از اینکه پروژه را شروع کنیم باید برای پروژه اهداف مشخصی را تعیین کنیم تا با برنامه‌ریزی برای رسیدن به آن اهداف پروژه را در زمان مقرر به اتمام برسانیم. بهتر است بدانیم که اهداف می‌توانند خیلی ساده و ابتدایی و یا خیلی سخت و پیچیده باشند، هرچقدر بتوانیم اهداف را ساده تر کنیم و آن را به بخش های کوچکتر تقسیم کنیم، به همان میزان امکان رسیدن به آن راحت تر خواهد بود.

پس از نوشتن اهداف پروژه برای اینکه مطمئن شوید تا اینجا کارهایی را که با هم مرور کردیم را درست انجام داده‌ایم یا نه باید این سوالات را از خود بپرسید:

  • آیا نتایج پروژه به روشنی مشخص است؟
  • آیا کارهایی که باید انجام شوند به سادگی قابل اندازه گیری هستند؟
  • چه میزان تلاش لازم است؟
  • به چه افراد با چه توانایی‌هایی نیاز داریم؟
  • افراد تصمیم گیرنده مشخص شده‌اند؟

پس از پاسخ دادن به این سوالات شما برای شروع پروژه آماده هستید، هر پروژه را به پنج فاز زیر تقسیم کنید:

  1. شروع
  2. مرتب کردن
  3. انجام دادن کارها (GTD)
  4. نظارت و پیگیری
  5. بستن پروژه

هر کدام از این فازها شامل وظایفی است که بر عهده شما به عنوان مدیر پروژه است که آنها را به‌درستی انجام دهید که در ادامه به آنها میپردازیم.

فاز اول – شروع پروژه

برای شروع پروژه باید خلاصه‌ای از پروژه را بنویسید (Project Summary)، در این خلاصه باید به سوالات زیر پاسخ دهید:

  1. مشتری کیست؟
  2. هدف اصلی پروژه چیست؟
  3. پروژه چه احساسی را در کارفرما ایجاد خواهد کرد؟
  4. ارتباطات بین شما و کارفرما چگونه است؟

فاز دوم – مرتب کردن

در این فاز شما باید شروع به مرتب کردن وظایف و کارها بکنید تا ترتیب و توالی آنها مشخص باشد، برای انجام این فاز به سوال‌های زیر باید پاسخ دهید:

  • چه کارهایی باید بکنیم؟
  • چه کسی باید آن کارها را انجام دهد؟
  • چه زمانی باید آن کارها را انجام دهد؟
  • در چه مدتی باید آن را انجام دهد؟
  • انجام آن کارها چه مقدار هزینه در بر دارد؟
  • تخصیص منابع چگونه است؟
  • نظارت بر پروسه انجام کارها در چه زمان‌هایی و چگونه انجام خواهد شد؟

فاز سوم – انجام دادن کارها (GTD)

در این فاز شما بر اساس پاسخ‌هایی که به سوالات قبلی داده‌اید شما باید ابتدا تیم اجرایی پروژه را تعیین کنید، دستورالعمل‌های انجام وظایف را در اختیار اعضای تیم قرار دهید و کارها را شروع کنید.

  1. ساخت تیم
  2. به اشتراک گذاری دستورالعمل‌ها
  3. شروع کار اجرایی

فاز چهارم – نظارت و پیگیری

پس از شروع کار اجرایی مهم‌ترین وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه نظارت و پیگیری کارها است، شما باید در زمان‌های مشخصی با دریافت گزارش از اعضای تیم به جمع‌آوری داده و تطبیق روند اجرای پروژه با برنامه پروژه بر پروژه نظارت کنید و اگر روندی نیاز به اصلاح دارد سریعا به اصلاح آن بپردازید.

  1. جمع‌آوری داده درباره روندهای اجرا
  2. تطبیق و مقایسه با برنامه پروژه

فاز پنجم – بستن پروژه

پس از اتمام پروژه شما باید تاییدیه اتمام پروژه را از کارفرما دریافت کنید و روند اجرا و مقایسه آن با برنامه از قبل تعیین شما و گزارش منابع تخصیص یافته را به مدیر مربوطه که معمولا در سازمان‌ها مدیر ارشد پروژه‌ها یا مدیرعامل است ارائه کنید.

  1. دریافت تاییدیه اتمام پروژه
  2. گزارش‌دهی درباره روند اجرا، قرارداد و منابع تخصیص یافته
در درس‌های بعدی به نکاتی مهم برای داشتن پروژه‌هایی تاثیرگذار و شیوه شروع پروژه‌ها خواهیم پرداخت درس بعد را از دست ندهید، در خبرنامه عضو شوید:

عضویت رایگان در خبرنامه

جهت دریافت مقالات به صورت رایگان در ایمیل‌تان، فرم زیر را تکمیل نمایید.

Please wait...

متشکریم، ایمیل شما ثبت شد!

یک دیدگاه در “خودآموز مدیریت پروژه‌های کوچک – هدف‌گذاری و چرخه اجرایی پروژه”

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *